很多HR管理者都認為，公司已經(jīng)為員工辦理了相關(guān)的退工手續(xù)，員工也已經(jīng)完成了工作交接，那么員工和公司就已經(jīng)沒有關(guān)系了，員工離職的工作也就到此結(jié)束。但是在實際執(zhí)行的過程中并非如此，還有些事情是HR不能忽視的，這些工作，我們一般稱之為員工離職的“后續(xù)管理”。尤其是在《勞動合同法》、《勞動爭議仲裁調(diào)解法》等相關(guān)法律出臺后，這些后續(xù)管理工作更需要我們?nèi)プ⒁�，以避免不必要的爭議發(fā)生和經(jīng)濟損失。那么在員工已經(jīng)辦理了離職手續(xù)后，用人單位究竟有一些怎樣的后續(xù)管理工作呢？主要有以下幾方面：
經(jīng)濟補償金支付有時間限制
在員工的離職過程中，還需要提醒一點，《勞動合同法》不僅明確了需要經(jīng)濟補償金支付的情況，更明確了支付的時間，即“用人單位依照本法有關(guān)規(guī)定應(yīng)當向勞動者支付經(jīng)濟補償?shù)�，在辦結(jié)工作交接時支付�！眴挝灰呀�(jīng)不能隨意決定支付時間，否則，當企業(yè)與員工因此發(fā)生爭議時，就有可能被勞動仲裁機構(gòu)要求加付賠償金。
離職證明應(yīng)及時交給員工
法律規(guī)定，員工離職，用人單位需要出具離職的證明。需要提醒的是，在出具了離職證明后，一定要及時將它交付員工。如果沒有及時交付，一旦發(fā)生爭議，則單位很有可能要承擔退工不及時的后果。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，如果由此造成員工損害的，還需要承擔賠償責任，向員工支付失業(yè)金或員工因此遭受的其他損失。不過，有時候離職證明不能及時交付員工的原因不在企業(yè)，而是由于員工不來取或者因為聯(lián)系方式改變而無法聯(lián)絡(luò)到該員工。倘若有此類情況發(fā)生，我們可以按照員工事先預(yù)留的地址將相應(yīng)的材料通過掛號信或者快遞的方式送達給員工，并保留相關(guān)書面證明，以證明用人單位已經(jīng)按照法律的規(guī)定完成了自身的義務(wù)。
社保和檔案轉(zhuǎn)移要及時辦理
《勞動合同法》規(guī)定，員工離職手續(xù)辦好后，“用人單位應(yīng)當在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。”這也是對HR提出的另一個限時要求，防止由于HR的拖拉，導(dǎo)致員工的后續(xù)利益無法得到保障。員工的社保轉(zhuǎn)移工作是否及時，直接影響員工的新單位能否為他及時繳納社保費的問題，以及員工本身醫(yī)療等待遇享受的問題，雖然看起來是很簡單的操作，但一樣可以引起爭議，并給單位帶來損失。
所以HR應(yīng)當在法定的時限內(nèi)，完成相應(yīng)的轉(zhuǎn)移工作。由于上述工作的進行不是單單依靠HR努力就能完成的，還涉及相關(guān)政府職能部門的工作流程，所以，用人單位應(yīng)該在自己可控的限度內(nèi)，盡快盡早的完成相關(guān)手續(xù)辦理。
員工內(nèi)部檔案要妥善保存
《勞動合同法》提出，“用人單位對已經(jīng)解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。”雖然這里僅提到勞動合同文本，但我們認為，需要保存?zhèn)洳榈牟粌H僅是員工的勞動合同文本，還有員工在公司工作期間，企業(yè)在員工管理中形成的其他材料，如員工績效考核表、獎懲記錄、規(guī)章制度等員工簽過字的文本材料，均不宜在員工離職后就立即處理銷毀，應(yīng)當在一定的時間內(nèi)予以保存，重要的材料甚至可以超過法律規(guī)定的兩年時間。
為什么要這樣？因為我們的HR管理工作是具有連續(xù)性的，不僅需要適應(yīng)目前的《勞動合同法》，也需要與之后執(zhí)行的法律相結(jié)合，例如即將執(zhí)行的《勞動爭議仲裁調(diào)解法》。根據(jù)目前的法律規(guī)定，勞動爭議的時效是60天，從爭議發(fā)生之日起計算，最高人民法院又對如何界定爭議發(fā)生做出了司法解釋，使得員工權(quán)益的保護時間得到延長。而《勞動爭議仲裁調(diào)解法》5月1日開始實施后，爭議時效從60天直接變更為1年，同時對爭議時效的中止和中斷有了進一步的明確規(guī)定。另外，最高法院規(guī)定，“因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生的勞動爭議案件，用人單位負舉證責任�！�
所以員工在離職超過2年以后，他的權(quán)益仍處在法律保護范圍內(nèi)的事情是有可能的。舉例來說，員工與企業(yè)經(jīng)過勞動爭議仲裁后，調(diào)解不成，員工可能提起訴訟，而訴訟的期限就可能超過2年。如果員工的勞動合同等材料已經(jīng)被銷毀，而此時發(fā)生了爭議，用人單位如何舉證已經(jīng)簽訂了勞動合同呢？如何舉證勞動合同中明確約定的內(nèi)容呢？如果員工認為公司評定其不勝任工作的理由不充分，單位又如何提供考核的標準和依據(jù)呢？而根據(jù)《勞動爭議仲裁調(diào)解法》的規(guī)定，這些都應(yīng)當由用人單位承擔舉證責任，如果用人單位無法舉證的，將承擔不利的后果。所以，在員工離職后，HR仍應(yīng)當對員工離職后的情況進行有效的跟蹤，對重要的員工內(nèi)部檔案妥善保管。
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